Natrag

    Gdje sam:    Naslovnica > Vi ste > Kontroler > Tajne dobre prezentacije

    [Slika]

    Tajne dobre prezentacije

    Jedan od važnijih poslova svakog kontrolera je kreiranje prezentacija za menadžment. Barem jednom mjesečno, kontroling bi trebao prezentirati rezultate svojih analiza i upoznati sve zainteresirane sa svojim nalazima. Kontroler je inicijator takvih kolegija, ali i moderator. Time aktivno sudjeluje u poboljšanju ukupne komunikacije u poduzeću.

     

    Uspješna prezentacija je rezultat prije svega dobre pripreme i vježbe. Odredite svrhu prezentacije u odnosu na ishod koji se želi postići.

    Uvijek koristite riječi i izraze koji su bliski publici i koje svi razumiju. Kontrolerski rječnik pun je stranih izraza i stručnih fraza i nećete ostvariti dobar dojam ako ih koristite samo kako bi naglasili svoju stručnost, ako vas publika pri tom ne razumije.

    Kada oblikujete svoju prezentaciju pokušajte se držati nekih pravila:

    - Pripremite uvod koji će privući pozornost. Najvažniji je prvi i pozitivan dojam. Ako ste po prirodi duhoviti možete započeti i šalom, no pri tome budite vrlo oprezni. Možete započeti nekim svojim razmišljanjem ili osvrtom na neki vezani događaj.


    - Otvorite glavne teme i temeljito ih potkrijepite dokazima koje ste sakupili kroz svoje analize. Trebate izabrati najvažnije poruke pažljivo jer publika obično pamti samo 4 do 6 različitih ključnih stvari.


    - Pripremite zatvaranje koje će se pamtiti, koje prodire u bit i stvara posljednji dojam. Završite sa sažetkom ili postavljanjem izazova publici. Završetak koji je povezan s početkom također može biti uspješan.

     

    Prije nastupa prezentaciju treba vježbati pred nekoliko osoba. Zamolite ih pritom za kritički osvrt vezan za sadržaj i stil prezentacije. U školi kontrolinga koja se odvija u Poslovnom učilištu Experta, kontroleri obavezno vježbaju izlaganje prezentacije koje se snima kamerom, a kasnije se grupno pregledavanju snimke kako bi se ustanovilo što nije dobro. To je pouzdano najbolji način učenja na greškama.

    Imajte na umu da je prezentacija zapravo samo pomagalo da biste jasnije objasnili ključne poruke i zato treba sadržavati malu količinu teksta ili tablica, a veću pažnju posvećujte grafikonima. Želite postići da publika sluša vas kako prezentirate važne informacije, a ne da čita sa platna/zida. Za vrijeme izlaganja, najbolje je gledati publiku. Uspostavite kontakt očima. Budite svoji i opušteni. Nemojte uvijek gledati u istu osobu, ma kako ona važna bila.


    Izlaganje treba znati napamet (tako da bi ga mogli održati od početka do kraja i da nestane struje!). To će vam dati neophodnu sigurnosti. Uvježbajte prezentaciju kako bi bila u okvirima dogovorenog vremena, ali računajte na to da treba osigurati vrijeme i za eventualna pitanja. Govorite razgovijetno, usporite i naglasite važne točke.

    Kontroleri često dolaze u iskušenje da govore ono što publika želi čuti, a ne ono što trebaju govoriti. Uvijek govorite (3 puta provjerenu) istinu, čak i kada je neugodna. To je vaš posao i upravo za to ste i plaćeni.

    Možete postavljati publici pitanja kako bi se uvjerili da vas razumiju. Prije prezentacije dogovorite se da li ćete vi na pitanja odgovarati tijekom prezentacije ili na kraju. Ako se odgovara na pitanja tijekom prezentacije morate paziti da se ne udaljite od teme. Kod pripreme prezentacije, budite sigurni da ste dobro informirani o svim povezanim veličinama ili pokazateljima, jer će vaša prezentacija sigurno potaknuti publiku da postavlja pitanja o povezanim i usporedivim temama. To spada u sastavni dio pripreme svake kontrolerske prezentacije. No, ako i usprkos tome ne znate niti približan odgovor na neko pitanje, otvoreno recite da trenutačno pri ruci nemate upravo taj traženi podatak i da ćete ga provjeriti i javiti svim prisutnima odmah po završetku sastanka. To svakako morate i učiniti!

    U tijeku prezentacije dio vremena gledajte u računalo ispred sebe jer tako imate direktan kontakt s publikom. Obavezno koristite laserski pokazivač dok pokazujete konkretne točke na platnu/zidu. Pri tome jako pazite da nikad ne okrećete publici leđa!

    Pratite ponašanje vaše publike. Ako opazite da su ljudi usredotočeni na slajdove, možda oni sadrže previše podataka, zbunjujući su ili na neki drugi način odvlače pažnju. Vaš je zadatak da to primijetite.

    Dosljedno koristite isti tip i veličinu fonta pri ispisivanju bilo kojeg grafičkog elementa: naslova, teksta, opisa slike ili grafikona! Zlatno je pravilo – što manje riječi I tablica, a više grafikona. Pažnja publike lakše će se zadržati. Drugo važno pravilo je - neka sve bude jednostavno. Grafikon moraju biti oslobođeni nepotrebnih teških boja, pozadina, linija isl. Tablice moraju imati što manje kolona i redova, tekst treba biti u natuknicama. Drugim riječima - manje je više.

    Dobar stil fonta je Arial. Izbjegavajte uske fontove, kao i fontove koji uključuju ukrašene krajeve, kao što je Times. Odaberite veličinu fonta koju će vaša publika moći čitati i iz daljine.

    Odabir prave veličine fonta omogućuje vam da prenesete vašu poruku. Testovi su pokazali:
    - slova od 2,5 cm čitljiva su s udaljenosti od oko 3 metra.
    - slova od oko 6 cm čitljiva su s udaljenosti od oko 6 metara.
    - slova od 7,5 cm čitljiva su s udaljenosti od oko 9 metara.

    Uvijek prije sastanka dođite ranije i provjerite opremu. Najčešće ćete ju sami spajati, pa uvijek računajte na najgore. Vaša prezentacija može loše izgledati na drugom računalu. Neusklađene verzije softvera, nedostatak prostora na disku i mnogi drugi faktori mogu uništiti prezentaciju. Da biste bili sigurni da ćete imati svoju prezentaciju kada ju donesete na mjesto održavanja, kopiranje ju na barem 2 USB-a ili koristite CD kao rezervu.

    Svaka prezentacija je svojevrsni ispit za kontrolera, ali i škola za poboljšajte buduće prezentacije. Drugi put još više vježbajte i još bolje se pripremite. Pokažite da profesionalno pristupate ovom zadatku i budite vjerodostojni. Publika će to doživjeti kao odraz vaše kompetentnosti. A to je upravo ono što vam u ovom poslu najviše treba.
     

     Preporučeni članak:

     "Što vaša PowerPoint prezentacija može naučiti iz vrhunskih TV reklama?" Izvor: www.posao.hr Objavljeno: 20.11.2009.